第一章 总 则
第一条 为了加强西安电子科技大学教育基金会（以下简称基金会）档案的科学管理，统一规范基金会档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等相关文件，并结合基金会工作的实际，特制订本办法。
第二条 基金会档案工作在由基金会秘书处负责收集、整理和保管，秘书长检查、指导。
第二章 基金会档案管理内容
第三条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是基金会工作查考和理论研究的依据。也是西安电子科技大学档案的重要组成部分。
第四条 基金会档案管理工作的主要任务是：贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规；及时收集、整理和保管好基金会的档案材料，维护基金会档案材料的完整与安全；
第五条 基金会根据实际情况，明确由承办人员负责基金会材料的收集、整理，立卷后移交档案管理人员归档和管理。
第六条 归档范围包括上级主管部门的文件材料与本会的文件材料。
上级主管部门的文件材料包括以下内容：
（1）上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；
（2）上级主管部门颁发的本会要执行文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；
（3）领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
（4）上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。
本会的文件材料包括以下内容：
（1）本会召开理事会、表彰大会的会议文件，以及各种音像材料；
（2）本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；
（3）本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；
（4）本会的请示与上级部门的批复文件；
（5）本会年检、考核、评先材料；
（6）本会统计报表和统计分析资料；
（7）本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；
（8）本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
（9）本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；
（10）本会历届理事会名册及志愿者名册；
（11）本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；
（12）本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；
（13）其他具有保存价值的文件材料。
第三章 基金会档案管理要求
第七条 基金会档案管理工作的主要要求是：归档的文件材料要求完整、准确，并及时分类整理、立卷、归档材料应妥善管理，不得丢失或损毁。
第八条 基金会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。
第九条 教育发展基金会秘书处应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。
第十条 建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时，须凭单位（部门）介绍信，经本会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅并应及时归还。
第四章 其他
第十一条 本办法自公布之日起执行。
